深城检测质量体系答疑 — 问平时盖受控章和受控编号的规范只有一套。同事们用规范时，大多是看电子版或者在网上下载打印纸质版的规范。这次评审时，试验人员用在网上下载打印的纸质版的规范（没有盖受控章和受控编号），评审老师据此开了不符合项，这个有什么办法申诉？

答：审核老师开具的不符合项，依据的是贵公司在文件管理中存在的不符合事实。各种方式搜集的电子版文件打印后，应进行有效性确认并受控后使用。

正式使用的文件必须是受控的。“正式使用”指的是公司的生产、技术、管理活动，例如：检验检测、技能培训、监督检查等等。因此，贵公司不能放任员工使用和下载打印电子版这种不受控的行为。